Сколько вы храните разговоры и кто это решил

Определите срок до запуска, а не после первого запроса

Тридцать дней, девяносто, год: само число важно меньше, чем его наличие, потому что иначе срок бессрочный, а защищать придётся именно бессрочность. Выбирайте срок по тому, для чего расшифровки используются на самом деле. Если их читают, чтобы находить пробелы в документации, квартала более чем достаточно; если их не читает никто, честный срок хранения - короткий.

Отделите расшифровку от того, что вы из неё узнали

Полезное в разговоре - обычно закономерность, а не слова: одиннадцать человек спросили об одном и том же регламенте, четверо не смогли найти документ. Эту находку можно хранить вечно, и хранение её ничего не стоит. Расшифровке, из которой она получена, вечность не нужна. Извлечь урок и удалить источник - тот порядок, который сохраняет ценность и не сохраняет риск.

Знайте, что именно удаляет удаление

Разговор живёт не только в очевидном месте: основное хранилище, построенный из него поисковый индекс, резервная копия, возможно выгрузка, которую кто-то сделал в таблицу. Удаление, очищающее первое и оставляющее второе, - не удаление, и узнать, что именно произошло, можно только задав вопрос прямо, а не приняв «готово». На этой платформе идентификаторы заменяются токенами до того, как текст сохраняется для поиска, поэтому искомая копия несёт токены, а не исходные значения.

Кто-то должен уметь ответить на запрос

Человек, спрашивающий, что вы о нём храните, или требующий это удалить, пользуется правом, а не жалуется, и у ответа есть срок. Решите, кто принимает такой запрос, где он смотрит и что он может сделать, до того как запрос придёт. Плохо справляются не те организации, у которых неверная политика, а те, где никто не знал, что это его дело.