מה קודם: הסדר שמכריע אם מישהו ימשיך להשתמש בזה

התחילו שם שהתיעוד הטוב ביותר, לא שם שהכאב הגדול ביותר

זה נגד האינטואיציה וזה כל התכסיס. לאזור הכאוב ביותר יש בדרך כלל התיעוד הגרוע ביותר - לעיתים בגלל זה הוא כואב - ועוזר שיושק שם יטעה מול מי שהתלונן בקול הרם ביותר. התחילו במקום שהתשובות קיימות באמת ומעודכנות, גם אם לא על זה התלוננו. לצדוק לגבי נוהל החזר הוצאות קונה את האמינות להיות מועיל אחר כך במשהו קשה יותר.

צר פירושו נושא אחד וקהל אחד, לא מחלקה אחת

"כספים" אינו היקף; "איך מגישים דוח הוצאות, לעובדים" כן. היקף כזה קטן אפשר לעשות נכון באמת ביום, לבדוק ממש עד הסוף בשלושה אנשים, ולשפוט בכנות. היקפים מחלקתיים מכילים תריסר נושאים באיכות תיעוד שונה לגמרי, וזה מחזיר את הכשל המקורי בגודל קטן.

האות להרחיב הוא שיומן הלא-נענה משתתק

הרחיבו כשהשאלות שמגיעות מחוץ להיקף הנוכחי רבות מאלה שבתוכו, וכשאלה שבתוכו הפסיקו לייצר תיקונים. זו הראיה שההיקף הושלם. הרחבה לפי תאריך בלוח השנה - "שלב שתיים מתחיל במרץ" - היא הדרך לקבור היקף לא גמור תחת שני, והתיקונים הראשונים לא ייעשו לעולם.

אמרו לאנשים מה ההיקף - במילים של העוזר עצמו

לעוזר שאומר מה הוא מכסה ומה לא מאמינים בתוך הגבול הזה. מי שמנסה הכול נשפט לפי התשובה הגרועה שלו. אמרו את ההיקף בהודעה הפותחת ולמדו את העוזר לסרב מחוצה לו בשם - "אני מכסה רק הוצאות והזמנת נסיעות, לכל דבר בחוזים שאלו את דנה" - וזה מועיל יותר מניחוש ומגן על ההטמעה.