השאלות שהצוות שלכם שואל, ואת מי הם מפריעים כדי לשאול
ברוב הארגונים הדרך המהירה ביותר לגלות משהו היא לשאול את מי שיודע, ובזה בדיוק הבעיה: העלות נופלת על הידען ביותר, היא בלתי נראית מפני שאף אחד לא מתעד הפרעות, והתשובה מעולם לא נכתבת מפני ש"לשאול" עבד. התיעוד אינו חסר - הוא לא בשימוש, וזאת בעיה אחרת עם פתרון אחר.
העלות מרוכזת ולא מפוזרת
שאלות פנימיות אינן מתחלקות שווה בשווה. הן מתכנסות על שלושה-ארבעה אנשים: מי שיודע את מערכת החיוב, מי שזוכר למה התהליך השתנה, מי שנמצא כאן הכי הרבה זמן. ולאותם אנשים יש בדרך כלל גם העבודה שהכי יקר להפריע לה. לפני שאתם קונים משהו, בקשו מהם לרשום שבוע מה שאלו אותם ומי. הרשימה כמעט תמיד קצרה וחזרתית יותר ממה שכולם מצפים.
כישלון החיפוש הוא תוצאה, לא שגיאת משתמש
פונים לעמית מפני שהחיפוש לא עבד, והוא לא עבד מסיבות שאפשר למצוא: במסמך יש את המונח הרשמי והאדם חיפש את היומיומי, התשובה נמצאת במצגת שמצורפת למייל, או שלושה מסמכים סותרים זה את זה ולאף אחד אין תאריך. עוזר שקורא את אותם מסמכים ייכשל באותם מקומות - וזה מועיל: הכישלונות שלו הם ביקורת מדויקת של אילו מסמכים אינם שמישים.
להחליט על מה בכלל מותר לענות כך
זה החלק שאי אפשר לדלג עליו. טווחי שכר, עניינים משמעתיים, כל מה שבתיק אישי, תנאים מסחריים רגישים וכל מה שאדם אמר למשאבי אנוש בסוד - אסור שיהיו באותו מאגר עם מדיניות ההוצאות והוראות ה-VPN. ההחלטה היא אילו מסמכים בתחום ומי יכול לשאול - זו החלטה על בקרת גישה ולא הגדרה בתוכנה. קבלו אותה לפני שנטען המסמך הראשון, לא אחרי שמישהו שאל שאלה מעניינת.
יומן מה שלא נענה הוא תור התיעוד
מה שהעוזר לא הצליח לענות, ממוין לפי כמה פעמים נשאל, הוא רשימת התיעוד הראשונה שבאמת מתועדפת שהייתה לרוב הארגונים - והתעדוף נקבע לפי ביקוש אמיתי ולא לפי מי שהתנדב לכתוב. ארגונים מגלים שוב ושוב שהתרגיל שווה יותר כביקורת ידע מכאוטומציה.
שאלות נפוצות
בשביל מה עוזר ידע פנים-ארגוני?
איך שומרים מידע רגיש מחוץ לזה?
ומה אם המסמכים שלנו סותרים זה את זה?
האם זה יעבוד אם הידע נמצא בראשים של אנשים?
איך נדע אם זה עזר?
דברו איתנו
השאירו פרטים ונחזור אליכם. אין צורך בשיחת מכירות כדי לקבל תשובה.